目的と目標と計画（ＰＤＣＡ）

仕事上の目標と計画の違いは何かが分からない方もおられるかもしれませんが、明確に違いがあります。もう一つ目標と目的の区別もはっきりさせないといけません。まずは仕事上の目的ですが、事務の方の仕事の目的は経理とか人事の業務を遂行することになります。目標とはいつまでに（仕事の納期・年月日）何を（仕事の内容）どのレベル（量・質をはっきりさせる）まで達成させるか、と言うことになります。事務系の仕事の計画は後述します。営業系の例は表現することが比較的簡単です。営業系の仕事の目的とは自社の商品・サービスを市場に売る事、目標はいつまでに売上げ（販売台数・利益・粗利など）をどのくらいのレベル（目標数字）まで達成するかということです。計画は例えば目標が年間の場合、一カ月ごとの売上げ額などを設定すること。この場合でも単に年間だから12等分するというのでは計画の質が良くありません。月によっては年末年始休暇・お盆休暇・5月の連休など実働日数が変化します。業種によっては売れるものに季節感が出るものもあるのでそれを考えながら月ごとに売り上げを割り振る必要があります。さらにはその重要な売り上げをどうやって上げるか、具体的な行動も計画する必要があります。その行動は例えば、訪問回数、ＤＭ発送数、ＳＮＳでの情報配信数、ＦＡＣＥＢＯＯＫでの友達の人数、提案書提出数、デモ数、試食会の回数、プレゼン回数、勉強会の回数などです。これらの計画を月間、週間、日々に配分し、計画することです。当然のことですが、月間目標も計画もそれぞれ数字で設定します。ですから「できるだけ頑張る」というような計画はないものと考える必要があります。なぜかというと計画と実績の差、達成できたかどうかをチェックする必要があるからです。「できるだけ頑張る」というような計画だったら客観的に達成できたかどうか分かりませんよね。さらには達成、未達成の原因を考え、対策も立案します。以上のようなことを報告書にして、部門別月度会議などを開催し検討するといいと思います。中小企業ではこのようなことを行っていない企業も多いと思います。ただ、いきなり実施しようと思っても、簡単にはいかないので慣れる必要があると思います。しかし、やっていくうちに慣れれば仕事の質が上がってくることに間違いはないでしょう。

事務系の仕事の目標と計画の例とは、目標は事務作業のマニュアルをいつまでに作成するか、計画は関係者との打ち合わせ回数やページ数のチェックということになります。このような計画によって部門や全体のレベルが上がります。